Payroll Management
Payroll Management ဆိုတာဘာလဲ?
Payroll Management ဆိုတာသည် ရိုးရိုးရှင်းရှင်း ပြောရလျှင် အလုပ်ရှင်များမှ ၀န်ထမ်းများအား လုပ်ခလစာ ပေးသည့် လုပ်ငန်းစဥ် ဖြစ်ပါသည်။ ဝန်ထမ်း အလုပ်ချိန်များကို တွက်ချက်ခြင်း၊ ဝန်ထမ်းများအား အချိန်မှီ လစာ ပေးဆောင်ခြင်း၊ အစိုးရ အခွန်နုတ်ခြင်းနှင့် လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံး၏ ဘဏ္ဍာရေး ထိန်းသိမ်းခြင်းလုပ်ငန်းစဉ် အနေနဲ့ အရေးကြီးသော အခန်းကဏ္ဍ မှ ပါ၀င်ပါသည်။
Payroll Management တွင် ဘယ်လို processတွေ ပါ၀င်မှာလဲ?
Payroll Management တွင် Process – 3 မျိုးဆိုပြီး ခွဲခြားလို့ ရနိုင်ပါသည်။
- Pre-Payroll Process
ပထမ အဆင့်အနေနဲ့ Define Payroll Policy- လစာတွက်ချက်မှု၏ ဖော်မြူလာများ၊ သတ်မှတ်ချက်- rule များကို အရင်ဆုံးသတ်မှတ်ရမည်ဖြစ်ပါသည်။ Rule သတ်မှတ်ချက်များတွင် Attendance Rule,Leave Rule,OT Rule,Pay Rule များအနေနဲ့ပါရှိတတ်ကြပါသည်။ Rule များကို customizing အသုံးပြုနိုင်ပါသည်။
ဒုတိယအဆင့် အနေနဲ့ Gathering Payment for Import Excel- လစာတွက်ချက်မှုအတွက် လိုအပ်သော အခြေခံလစာ- Basic Salary, အခြားခံစားခွင့်များ-Allowances, အခြားသော Bonus- အပိုခံစားခွင့်များ, အခြားသော လစာအပြောင်းအလဲများ ဆိုပြီး စသဖြင့် အချက်အလက်များကို အရင် ထည့်သွင်း ပေးရပါမည်။
- Actual Payroll Calculation & Approve Process
Pre-Payroll process များ ပြီးနောက် Payroll calculation လုပ်ရပါမည်။ တွက်ချက်ပြီးသော payment များကို Approve လုပ်ခြင်းများ၊ Calculation record များကို Lock ချထားခြင်းများ၊ Payslip optionများ ပါ၀င်ပါသည်။
- Post-Payroll Process
လစာ အစီရင်ခံစာ-Pay Reports များကို တစ်လနှင့် တစ်လ Comparison- နှိုင်းယှဥ်ပြီး ထုတ်လို့ရနိုင်သလို Monthly, Yearly အလိုက် ဆိုပြီး ထုတ်လို့လည်း ရပါမည်။ အစိုးရကို အလုပ်၀န်ထမ်းများ ပေးဆောင်ရသည့် ဝင်ငွေခွန်နှင့်ဆိုင်သော Monthly, Quarterly- Report များကိုလည်း ထုတ်လို့ ရမည်ဖြစ်ပါသည်။
အသုံးပြုရမည့် Menu များ
1. Pre-Payroll Process တွင်
Master အောက်မှ
1.1 Job code setup
1.2 Payment Title
1.3 Payment Rule
Payroll Management အောက်မှ
1.4 Payment Definition
1.5 Addition & Deduction
1.6 Award and Deduction
1.7 Salary Adjustment
1.8 Loan, Advanced and Saving များ ပါ၀င်ပါသည်။
2. Actual Payroll Calculation & Approve Process တွင်
Payroll Management အောက်မှ
2.1 Payment Calculation
2.2 Payment Approve
2.3 Finish Job Code by Employee ဆိုပြီး ပါ၀င်ပါသည်။
3. Post-Payroll Process တွင်
Report အောက်မှ
3.1 Payment Comparison
3.2 Monthly Payment Report
3.3 SSB Contribution Report
3.4 Quarterly Tax Report
3.5 Tax Summary Report
3.6 Personal Income Tax IRD 16 Report များ ပါ၀င်ပါသည်။
Detail: How to set up?
1. Pre-Payroll Process
1.1 Job Code Setup
Step1: Go to Left Menu Panel >>Find > Master > Job Code Setup> Add New
Step2: Write >> Jobe Code Name > Description > Per Amount > Save
Sample video link:
1.2 Payment Title
Step1: Go to Left Menu Panel >>Find Master > Payment Title> Add New
Setp2: Write >> Description > Choose – Payment Method (dropdown) > Choose – Payment Type(checkbox) > Save
Sample video link:
1.3 Payment Rule
Step1: Go to Left Menu Panel >>Find Master > Payment Rule > Add Payment Rule
Step2: Write>> Rule Description
>Choose color – Rule Color
>Choose dropdown – Payment Type
>Write – Rule Display Name >Rule Display Name In Myanmar>Write – Rule Condition & Calculation
>Choose options>> Include In Payslip > Show Amount Zero > Use Bank Payment > Use Round Amount
Step3: Choose dropdown – Payment Rule Type
Step4: Choose Formula or Choose Wizard (that’s depend on payment Rule Type)
Step5: Save
Sample video link:
Remark: Payroll rule များကို Rule Team မှ သီးသန့် ကိုင်တွယ်ပြီး Policy များကို သတ်မှတ်ထားသည့် Rule Confirmation အတိုင်း တည်ဆောက်ပေးမည်ဖြစ်ပါသည်။
1.4 Payment Definition
1.4.1 Payment Definition(Way1-directly input data)
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Payment Definition
Step2: Choose Employee by Organization structure or Filter by Employee > Preview
Step3: Write **Amount** >Under the Columns defined for BasicSalary & others allowances > Save
Sample video link:
1.4.2 Payment Definition(Way2-import by Excel)
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Payment Definition
Step2: Choose Employee by Organization structure or Filter by Employee > Preview
Step3: Click “Excel Export” icon 
(The Excel file will drop in Download Folder).
Step4: Open the Downloaded excel file named Payment Defintion Report.
Step5: Fill the Salary data and other allowances data in Excel.
Step6: Click “Import Excel” icon 
.
Step7: Click Browse File 
>> Find, Double click on the file or select the Excel data file and Click Open.
Step8: Click Validate Data.
**If the Excel data has an error, the error code will be shown the red words and the Import Data button doesn’t show.**
Step9: Click Import Data.
Step10: Click Preview again for look the imported Data.
Sample Video Link:
1.5 Addition & Deduction
1.5.1 Addition & Deduction(Way1-directly input data)
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Addition & Deduction
Step2: Choose Employee by Organization structure or Filter by Employee > Preview
Step3: Write **Amount** >Under the Columns defined for Addition or Deduction > Save
Tips: three vertical icon 
for Apply this row data to all employees | Apply this column data to all employees
Sample Video Link:
1.5.2 Addition & Deduction(Way2-import by Excel)
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Addition & Deduction
Step2: Choose Employee by Organization structure or Filter by Employee > Preview
Step3: Click “Excel Export” icon . (The Excel file will drop in Download Folder).
Step4: Open the Downloaded excel file named Payment Addition and Deduction Report.
Step5: Fill the addition and deduction data in Excel.
Step6: Click “Import Excel” icon .
Step7: Click Browse File >> Find, Double click on the file or select the Excel data file and Click Open.
Step8: Click Validate Data.
**If the Excel data has an error, the error code will be shown the red words and the Import Data button doesn’t show.**
Step9: Click Import Data.
Step10: Click Preview again for look at the imported Data.
Sample Video Link:
1.6 Award and Deduction
1.6.1 Award and Deduction(Way1-directly input data)
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Award and Deduction
Step2: Choose Employee by Organization structure or Filter by Employee > Preview
Step3: Click Check on 
> 
and Choose “Award and Deduction Date”
Step4: Click Check on > and Choose Employee after Preview(Step2).
Step5: Click Add New 
>Choose Date> Choose Payment Title> Type **Amount**
Step6: Choose 
Payment or Deduction.
Step7: Click Check on > and Use Pay Plan
Step8: Choose Depend on Amount Per Month or Depend on Frequency
If choose Depend on Amount Per Month,
Need to write the Amount in Amount per Month: And Click other places anywhere for changes.
If choose Depend on Frequency,
Need to write the month count in Frequency: And Click other places anywhere for changes.
Check Start Date and End Date for the pay plan.
**End Date will be changed after you choose Depend on Amount Per Month or Depend on Frequency**
Step9: Can write “Remark” > then Click “Save”.
Sample Video Link:
1.6.2 Award and Deduction(Way2-import by Excel)
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Award and Deduction
Step2: Choose Employee by Organization structure or Filter by Employee > Preview
Step3: Click Check on > and Choose “Award and Deduction Date”
Step4: Click Check on > and Choose Employee after Preview(Step2).
Step5: Click “Download template” icon 
(The Excel file will drop in the Download Folder).
Step6: Open the Downloaded excel file named Award and Deduction.
Step7: Fill the Award and Deduction data in Excel.
Sample Excel File Format:
Step8: Click “Import Excel” icon .
Step9: Click Browse File >> Find, Double click on the file or select the Excel data file and Click Open.
Step10: Click Validate Data.
**If the Excel data has an error, the error code will be shown the red words and the Import Data button doesn’t show.**
Sample Video Link:
1.7 Salary Adjustment
1.7.1 Salary Adjustment (Way1-directly input data)
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Salary Adjustment
Step2: Choose Employee by Organization structure or Filter by Employee > Preview
Step3: Click Check on > and Choose “Adjustment Date”
Step4: Click Check on > and Choose Employee after Preview(Step2).
Step5: Click Add New and Choose Date >>
and
and
.
Step6: Choose Increase or Decrease.
Step7: Choose Amount Title in 
Drop down box.
Step8: Choose options by Adjustment Amount
or 
Percent.
Step9: Write Comment (can skip)
Step10: Click “Save”.
Sample Video Link:
1.7.2 Salary Adjustment(Way2-import by Excel)
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Salary Adjustment
Step2: Choose Employee by Organization structure or Filter by Employee > Preview
Step3: Click “Download template” icon (The Excel file will drop in the Download Folder).
Step4: Open the Downloaded excel file named Salary Adjustment.
Step5: Fill the Salary adjustment data in Excel.
Step6: Click “Import Excel” icon .
Step7: Click Browse File >> Find, Double click on the file or select the Excel data file and Click Open.
Step8: Click Validate Data.
**If the Excel data has an error, the error code will be shown the red words and the Import Data button doesn’t show.**
Step9: Click Import Data.
Sample Video Link:
1.8 Loan, Advanced and Saving
1.8.1 Loan, Advanced and Saving(Way1-directly input data)
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find “Payroll Management” > “Loan, Advanced and Saving”
Step2: Choose Employee by “Organization structure” or select Employee “Filter by Employee” > Preview
Step3: Click Check on > and Choose “Transcation Date”
Step4: Click Check on > and Choose Employee after Preview(Step2).
Step5: Click Choose Type >> Loan or Advance or Saving
Step6: Click Add New
Step7: Set “Date”
Step8: Set “Amount” for Loan Amount and can also apply set “Interest Rate(%)”.
Step9: Write “Remark”. (can skip for write)
Step10: Set the Pay Back Plan.
Step11: Set “Plan Start Date”.
Step12: Choose options > Depend on Amount Per Month
> Depend on Frequency
Step13: Write Description.(can skip)
Sample Video Link:
Tips for Loan, Advanced and Saving:
- Advanced နှင့် Saving များကို လည်း Choose Type တွင် ရွေးချယ် ထည့်လို့ရနိုင်ပါသည်။
- Plan Start Date ဖြစ်သည့် လ မှ သာ စပြီး အလုပ်လုပ်ပါမည်။
- Depend on Amount Per Month တွင် မိမိ နှစ်သက်ရာ ဖြတ်မည့် ငွေနှုန်း ကို ထည့်နိုင်သလို
Depend on Frequency တွင် ဘယ်နှ လ ဖြတ်မည် ဆို တာမျိုး ကို ထည့်လို့ရပါသည်။ - ခြွင်းချက် အနေနဲ့ Saving ဆိုလျှင် Start Date နဲ့ End Date ဆိုပြီး သတ်မှတ်နိုင်ပါသည်။
2. Actual Payroll Calculation & Approve Process
2.1 Payment Calculation
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Payment Calculation
Step2: Choose Period (Default Month is showing from system Date time)
Step3: And choose Employee by Organization structure or select by Filter by Employee
Step4: Click “Calculate”.
Sample Video:
2.2 Payment Approve
Firstly you must calculate the Payment.
After calculating the Payment Calculation, if the page was been closed,
Step1: Go to Left Menu Panel >> Find Payroll Management > Payment Calculation
Step2: Choose Period (Default Month is showing from system Date time)
Step3: And choose Employee by Organization structure or select by Filter by Employee.
Step4: Click “Retrieve”.
Or
After calculating the Payment Calculation,
Step1: Click “Send Approve”
Step2: Choose “Current Employee” or “All Employee”> then Click “Send”.
Step3: Go to Left Menu panel > Click Payroll Management > Payment Approve
Step4: Choose Period (Default Month is showing from system Date time)
Step5: And choose Employee by Organization structure or select by Filter by Employee
Step6: Click “Preview”.
And can approve by Single or Multi.
#Multi Way
Step7.1: Click Check on > the Employee > Click “Approve All”.
#Single Way
Step7.2: Click “Approve icon” or ”Reject icon”.
Step8: After Click Approve, need to give the “Password” and “Remark” and Click Approve again.
2.3 Finish Job code by Employee
2.3.1 Finish Job code by Employee (Way1-directly input data)
Step1: Go to Left Menu panel > Payroll Management > Finish Job code by Employee
Step2: Choose Period > choose Employee by Organization structure or select by Filter by Employee
Step3: “Select Job Code:”
(This is sample code names, you should need to create first it that is Job Code Setup.)
Step4: Click “Preview”.
Step5: Then fill the data >> Finish Quantity
Step6: After fill the data, Click “Save”.
2.3.2 Finish Job code by Employee (Way2-import by Excel)
Step1: Go to Left Menu panel > Payroll Management > Finish Job code by Employee
Step2: Choose Period > choose Employee by Organization structure or select by Filter by Employee
Step3: Choose Row View or Column View.
Step4: Click “Download template” icon (The Excel file will drop in the Download Folder).
Step5: Open the Downloaded excel file named Finish Job Code.
Step6: Fill the Job code data in Excel.
Step7: Click “Import Excel” icon .
Step8: Click Browse File >> Find, Double click on the file or select the Excel data file and Click Open.
Step9: Click Validate Data.
**If the Excel data has an error, the error code will be shown the red words and the Import Data button doesn’t show.**
Step10: Click Import Data.
Payroll – System Software သုံးခြင်းကြောင့် အကျိုးကျေးဇူးများ?
အဓိက Software ကို အသုံးပြုခြင်းသည် အချိန်ကုန်သက်သာခြင်း၊ ထိရောက်မှုရှိခြင်း၊ တိကျမှုရှိခြင်း၊၊ ချဲ့ထွင်နိူင်ခြင်း၊ မှတ်တမ်းထိန်းသိမ်းခြင်းနှင့် အစီရင်ခံခြင်းများ စသော အကျိုးကျေးဇူးများ ရသောကြောင့် လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းများတွင် သုံးသင့်ပါသည်။ အသေးစိတ် ဆိုရလျှင် –
အချိန်ကုန်သက်သာခြင်း ။ ။ကြိုတင်သတ်မှတ်ထားသော စည်းမျဉ်းများနှင့် ဖော်မြူလာများအပေါ် အခြေခံ၍ ဝန်ထမ်းလုပ်ခများ၊ အခွန်များ၊ နုတ်ယူမှုများနှင့် အကျိုးခံစားခွင့်များကို အလွယ်တကူ တွက်ချက် နိုင်သည်။ Payroll process (လစာလုပ်ငန်းစဥ်) ကို ပိုမိုချောမွေ့စေပြီး HR နှင့် Finance များအား လစာ ပေးသည့် လုပ်ငန်းတာဝန်များကို ပိုမိုမြန်ဆန်ထိရောက်စွာ ပြီးမြောက်စေပါသည်။
ထိရောက်မှုရှိခြင်း ။ ။လုပ်ခလစာတွက်ချက်ခြင်း၊ အခွန်များနှင့် နုတ်ယူခြင်းများကဲ့သို့ လစာ ပေးချေမှု လုပ်ငန်းစဉ်၏ ကဏ္ဍများစွာကို လုပ်ဆောင်ပေးပါသည်။ လက်ဖြင့် တွက်ချက်မှုများနှင့် စာရွက်စာတန်း များသည် အချိန်ကုန်နိုင်ပြီး အမှားအယွင်းများ ဖြစ်နိုင်သောကြောင့် လစာကိစ္စ သည် အထူး အရေးကြီးပါသည်။
တိကျမှုရှိခြင်း ။ ။လစာတွက်ချက်မှုများသည် အခွန်နှုန်းထားများ၊ အချိန်ပို၊ ဘောနပ်စ်များနှင့် နုတ်ယူမှုများကဲ့သို့သော အမျိုးမျိုးသောအချက်များပါ၀င်၍ ရှုပ်ထွေးနိုင်ပါသည်။ Payroll software သည် ဤတွက်ချက်မှုများကို တိကျစွာ တွက်ချက်နိုင်ပြီး ဝန်ထမ်းများ၏ ငွေပိုပေးချေမှု သို့မဟုတ် ငွေပိုလျော့ပေးစေမှု ဆိုသည့် အမှားအယွင်းများ ဖြစ်နိုင်ခြေကို လျှော့ချပေးပါသည်။ အစိုးရ အခွန် စည်းမျဥ်းများနှင့် အလုပ်သမား ဥပဒေများနှင့် အညီ အခွန်အခများ၊လူမှုဖူလုံရေးခများကို အတိအကျ သေချာစွာ တွက်ချက်ပေးနိုင်ပါသည်။
ချဲ့ထွင်နိုင်ခြင်း ။ ။လုပ်ငန်းများရှိ ဝန်ထမ်းအရေအတွက် တိုးလာသည်နှင့်အမျှ လုပ်ခလစာကို ကိုယ်တိုင်စီမံခန့်ခွဲရန်မှာ စိန်ခေါ်မှုများ ပိုများလာမည် ဖြစ်ပါသည်။ Payroll – System Software သည် လုပ်ငန်း၏ လိုအပ်ချက်များ အတိုင်း ထုတ်ထားတာကြောင့် ဝန်ထမ်းအများအပြားအတွက် လုပ်ခလစာကို ပိုမိုလွယ်ကူစွာ ကိုင်တွယ် ဖြေရှင်းနိုင်စေပါသည်။
မှတ်တမ်းထိန်းသိမ်းခြင်းနှင့် အစီရင်ခံခြင်းများ ။ဝန်ထမ်း လစာဝင်ငွေများနှင့် နုတ်ယူမှုများစသည့် လစာနှင့်ဆိုင်သည့် အချက်အလက်များကို စီမံခန့်ခွဲရန်နှင့် ရယူရန် မှတ်တမ်းထိန်းသိမ်းမှုကို သေသေချာချာ ဒေတာဘေစ် (Database)များတွင် သိမ်းဆည်းထားပါသည်။ လစဥ် လစာအစီရင်ခံခြင်း၊ စာရင်းစစ်ခြင်း၊ လစာငွေစာရင်းများ၊ အစိုးရအခွန်အစီရင်ခံစာများနှင့် လုပ်ငန်းတွင်း ကုန်ကျစရိတ်များကို အသေးစိတ် ထုတ်ပေးနိုင်ပါသည်။