Attendance Process
Attendance Process ဆိုတာဘာလဲ?
Attendance process ဆိုသည်မှာ System သို့ တိုက်ရိုက်ဝင်လာသော Mobile App, Fingerprint Device, Bluetooth Device များမှ check in/out အချိန်တွေကို Form တခု အနေနဲ့ နေ့အလိုက် In time ,Out time ဆိုပြီး ဖော်ပြပေးခြင်း ဖြစ်ပါသည်။ အလုပ်အချိန် တက်ရောက်မှုများနှင့် သတ်မှတ်ထား သည့် Attendance Rule များ၊ ခွင့်ရက်များ၊ အချိန်ပိုနာရီများကိုလည်း တခါတည်း ဖော်ပြပေးမည်ဖြစ်ပါသည်။ ထို့အပြင် အခြားသော လုပ်ဆောင်နိုင်သည့် အချက်များအနေဖြင့် Press time များ ကို ပြန်လည် ပြင်ဆင်နိူင်ခြင်း၊ Attendance – တက်ရောက်မှု အချက်အလက် အများအပြားကို တပြိုင်နက်တည်း သတ်မှတ်နိုင်ခြင်း၊ Excel Format နှင့် ထည့်သွင်းနိုင်ခြင်းများကို ပြုလုပ်နိုင်မည် ဖြစ်ပါသည်။
Attendance Process တွင် ဘာ function တွင် ပါ၀င်မလဲ?
Attendance Process တွင်အောက်ပါအချက်များ ပါဝင်မည်ဖြစ်ပါသည်။
- Manual Attendance Form
- Attendance Editor
- Add Press Time(Generate/Excel import)
- Attendance Calculation
- Import Excel
- Attendance Rule
Function များ၏ လုပ်ဆောင်နိုင်ချက်များ
1. Manual Attendance Form 
Manual Attendance form ဆိုတာသည် Attendance process တွင် Default Page အနေနဲ့တည်ရှိပါသည်။ အလုပ် ၀င်ချိန်/ထွက်ချိန်များ၊ ခွင့်များ၊ အချိန်ပိုနာရီ များ စသည်တို့အပြင် Attendance နှင့်ဆိုင်သော Rule များကိုပါ ဖော်ပြပေးမည်ဖြစ်ပါသည်။
2. Attendance Editor 
Attendance editor form ဆိုတာသည် Manual Attendance မှ အချိန်များကို ဖျက်နိုင်/ ဖျောက်နိုင်/ အသစ်ထည့်နိုင်ပါသည်။ အလုပ် ၀င်ချိန် (Press time) များ ကို နိုပ်ထားသည့် အကြိမ်ရေအတိုင်း ဖော်ပြပေးမည်ဖြစ်ပြီး မည်သည့် Device မှ ၀င်သည်ဆိုတာကို အလုပ်၀င်ချိန်(press time) ဖော်ပြရာတွင်
အစိမ်းနဲ့ ဆိုပါက Mobile App မှ ၀င်တာဖြစ်ပြီး
အပြာနဲ့ ဆိုပါက Fingerprint/Bluetooth Device မှ ၀င်တာဖြစ်ပါသည်။
အနက်ရောင် နဲ့ ဆိုပါက Manually ထည့်တာဖြစ်ပါသည်။
(HR မှ ရိုက်ထည့်လျှင်လည်း Manually ပေါ် မှာဖြစ်သလို Attendance Request မှ Approved ဖြစ်ရင်လည်း Manually ပေါ် မှာဖြစ်ပါသည်။)
3. Add Press Time(Generate/Excel import) 
Attendance Editor Form တွင် ရှိသည့် Add Press Time ဆိုတာတွင် အလုပ်၀င်သည့်အချိန်များ ကို Auto ထည့်ပေးနိုင်ခြင်း၊ သီးခြားသတ်မှတ်ချင်သည့် အချိန်များထည့်လို့ရခြင်း၊ Excel ဖိုင်နှင့် အလုပ်၀င်သည့်အချိန်များ ပြန်ထည့်ပေးနိုင်ခြင်းများ ကို လုပ်ဆောင်နိုင်ပါသည်။
4. Attendance Calculation*
Attendanceနှင့်ဆိုင်သည့် သတ်မှတ်ချက်များ (အလုပ်၀င်ချိန်/ထွက်ချိန်၊ ခွင့်၊ အချိန်ပို၊ အခြားသော အလုပ်အချိန်နှင့် ဆိုင်သော Ruleများ)ကို Report တွင်ဖြစ်စေ လစာတွက်ဖို့အတွက်ဖြစ်စေ တွက်ချက်ခြင်း(calculation) လုပ်ပြီးမှသာ အကျိုးသက်ရောက်မည်ဖြစ်ပါသည်။
5. Import excel
System မှ သတ်မှတ်ထားသည့် template အတိုင်း Excel format နဲ့ ထည့်သွင်းလို့ရမည်ဖြစ်ပါသည်။
6. Attendance Rule
အလုပ်လုပ်ချိန် နှင့် ဆိုင်သည့်အချက်အလက်(Attendance) များအတွက် သတ်မှတ်ထားသည့် သတ်မှတ်ချက် နာရီ/မိနစ်/ရက် စသည့်တန်ဖိုးများကို ခေါင်းစဥ်တစ်ခုချင်းစီ(Column တိုင်) နှင့် ဖော်ပြပေးမည် ဖြစ်ပါသည်။
Attendance Process တွင် အကျိုးသက်ရောက်မှုရှိသည့် Application Option များ
- Open Calculation ( if not/if )
- Not Save OTApprove In/Out Time In Employee Log ( if not/if )
- Auto Attendance Calculation ( if not/if )
1. Open calculation
1.1. Open calculation option ကို မသုံးထားဘူးဆိုလျှင်
ရွေးချယ်လိုက်သော Period ကာလ တွင် ကြိုရောက်မည့် နေ့များ-Working dayများကို Attendance process ရှိ Default First Form – Manual Attendance Form တွင် မြင်ရမည်မဟုတ်ပါ။ ပိတ်ရက်များနှင့် Holiday ရက်များကို Attendance calculationလုပ်ပြီးမှ မြင်ရပါမည်။ ရွေးချယ်လိုက်သော Period ကာလ သည် 31 ရက် ထက်ကျော်လို့ မရပါ။
1.2 Open calculation option ကို သုံးမည်ဆိုလျှင်
ရွေးချယ်လိုက်သော Period ကာလရှိ ရက်များကို ကြိုရောက်သည် ဖြစ်စေ မရောက်သည် ဖြစ်စေ ဖော်ပြ ပေးပါမည်။ သို့သော် Attendance Calculationကို လုပ်ပေးရပါမည်၊ 31 ရက်ထက်ကျော် လို့မရပါ။
2. Not Save OTApprove In/Out Time In Employee Log
2.1 Option ကို မသုံးထားဘူးဆိုလျှင်
OT Request များမှ Request In time, Out time များကို Employee Log တွင် မသိမ်းထားပါ၊ မသိမ်းထားသောကြောင့် ထို log များကို Attendance process ရှိ Manual Attendance Form တွင် မြင်ရမည် မဟုတ်ပါ။သို့သော် OT နှင့်ဆက်စပ်သော attendance rule-Column နာမည်များ အောက်တွင်တော့ သက်ဆိုင်သည့် OT value များကို မြင်ရမည်ဖြစ်ပါသည်။
2.2 Option ကို သုံးထားလျှင်
OT Request များမှ Request In time, Out time များကို Employee Log တွင်သိမ်းထားသောကြောင့် Attendance process ရှိ Manual attendance form တွင် Duty ၀င်ချိန်ထက်စောနေပါက In Time တွင် ဖော် ပြမည်ဖြစ်ပါသည်။ အစောဆုံး ၀င်ချိန် ဆိုတာထက် ပိုစောနေပါက ပြီးခဲ့တဲ့နေ့ ၏ Out Time တွင် ဖော်ပြနေလိမ့် မည်ဖြစ်ပါသည်။ Attendance Editor တွင်တော့ အချိန်များကို Manually အနက်ရောင် အနေနဲ့ ဖော်ပြနေပါမည်။
3.Auto Attendance Calculation
3.1 Auto Attendance Calculation ကို မသုံးထားဘူးဆိုလျှင်
Attendance process ကို ၀င်လိုက်ပြီးဆိုပါက Default Manual Attenance Form ပုံစံ အတိုင်း Blank ဖြစ်နေပြီး လိုချင်သည့် ကာလနှင့် လူများကို ရွေးချယ်ရှာဖွေလိုက်လျှင် အလုပ်၀င်ချိန်/ထွက်ချိန်များကို Default အရ ဖော်ပြပေးမဲ့လည်း Attendance နှင့် ချိတ်ဆက်ထားသော သတ်မှတ်ချက် တိုင် (Column) များတွင်တော့ နာရီများ/မိနစ်များ/ရက်များ မှာ မှားနေပါမည်။ ထိုသတ်မှတ်ချက်များကို မှန်အောင် မဖြစ်မနေ တွက်ချက်ခြင်း(Attendance Calculation) ဆိုတာကို Manually လုပ်ပေးရပါမည်။
3.2 Auto Attendance Calculation ကို သုံးထားလျှင်
Attendance process ကို ၀င်လိုက်ပြီးဆိုပါက လက်ရှိ ရောက်သည့် နေ့အတွက်ကို တွက်ချက် နေမည် ဖြစ်ပါသည်။ Success :0 % Pending :0 % Retry :0 % Fail :0 % ဆိုပြီး တွက်ချက်မှု အခြေအနေကို ဖော်ပြနေမှာဖြစ်ပြီး Calculation Stop ဆိုတာ ကို နိုပ်လိုက်မည်ဆိုပါက တွက်ချက်မှုရပ်သွားပါလိမ့်မည်။
Activeဖြစ်သည့် သူများကိုသာ တွက်ပေးပါမည်။
Attendance Process Details
Go to Left Menu Panel >> Find and Click Time Attendance >>Click Attendance Process
Essential Steps (1&2)
In Attendance Process; (Time Attendance > Attendance Process)
Step 1: Choose Period >> Today/ This Week/ This Month/ Last Week/ Last Month/ Custom
Step 2: Choose Employee by Organization structure or Filter by Employee >> Click Search Button
1.Manual Attendance Form
After doing Essential Step 1 & 2;
Then In Time/Out Time Columns and Leave Name/ Leave Type Columns and other attendance rules columns would be shown in the Form.
1.1: How to fill the press time manually in Manual Attendance Form?
Click the Blank box that under the column name is In Time or Out Time
- Please fill the Duty In Time or Out Time
- Left Click on any blank place in this page
- “ Attendance Process Save Success “ pop-up will be shown at the right top of the Form.
- Then Click Attendance Calculation.
Sample Video
1.2: How to add and edit the leave name and leave type in Manual Attendance Form?
If you want to add the Leave,
Click the Blank box that under the column names are Leave Name and Leave Type.(Right Side in Form)
- Please choose the Leave Name and Leave Type
- Left Click on any blank place in this page
- “ Attendance Process Save Success “ pop-up will be shown at the right top of the Form.
- Then Click Attendance Calculation.
If you want to edit the Leave name or Leave Type,
Click Leave Name or Leave Type (Right Side in Form)
- Please choose again Leave Name or Leave Type in drop down box
- Left Click on any blank place in this page
- “ Attendance Process Save Success “ pop-up will be shown at the right top of the Form.
- Then Click Attendance Calculation
Sample Video
1.3: How to add OT hours or OT minutes in Manual Attendance Form?
Click OT under the Attendance Rule Name like as ConfirmOTMin, OffdayOT, HolidayOT (Right Side in Form)
- Please write the OT hours or minutes.
- Left Click on any blank place in this page
- “ Attendance Process Save Success “ pop-up will be shown at the right top of the Form.
- Then Click Lock icon where the middle in these Form.
- ”Attendance Process Lock Success” pop-up will be shown after click the Lock icon.
- Then Click Attendance Calculation.
Sample Video
Do and Don’t Tips in Manual Attendance Form
#1. Please check the internet line before you edit the attendance press time or Leave or OT.
#2. Please look carefully at the right top pop-up box after edit or add the attendance press times or leave or OT.
#3. Please fill out the leave carefully because other leave restrictions didn’t apply to the manual process.
#4. Please do the Attendance calculation before you change the next page.
#5. Please do the recalculation and Attendance calculation after changed the Roster.
#6. Please calculate again even if you did Recalculation and Attendance Calculation but you have changed the Roster.
#7. The Red Pop-up box will be dropped if you choose the wrong. Sample: don’t left leave balance.
#8. The “ Attendance Process Save Success “ pop-up will not be shown while you fill in the press times and lost the internet connection.
2.Attendance Editor Form
After doing Essential Step 1 & 2;
Click Attendance Editor >> Click Preview
Functions of Attendance Editor
#1. Delete, Inactive & Active for Press Times
#2. Can change the view mode by Shift or Day
#3. Generate Attendance In Time/Out Time by Custom Time or Assigned Shift.
#4. Attendance In Time/Out Time import by Excel
2.1: How to delete, inactive, active for Press Times
After doing Essential Step 1 & 2;
Step 1. Click Attendance Editor >> Click Preview
Step 2. Click the small arrow down icon beside of press time>> Delete/Inactive
Step 3. Then Click Preview.
How to make Active from Inactive of the press time?
Step 4. Click the check box on Inactive at the Left-Top side of Form.
>>
Step 5. Then Click the small arrow down icon 
beside of press time >> Active
Step 6. Then Click Preview.
Sample Video
Tips:
- You can’t delete the logs from Mobile Apps, Fingerprint device and Bluetooth Device!!You can do the inactive for them.
- You can delete the logs manually that means fill by user or approve the attendance request in time or out time. If the log is coming from the request, the request record has been still shown in Attendance Approve Form.
2.2: How to change the view by shift or day
After doing Essential Step 1 & 2;
Step 1. Click Attendance Editor >> Click Preview
Step 2. Click More Options
Step 3. Choose > View By Date / View By Shift
Sample Video
2.3: How to generate attendance In Time and Out Time by custom time or assigned shift & how to add press time?
Generate Attendance
After doing Essential Step 1 & 2;
Step 1. Click Attendance Editor >> + Add Press Time
By Custom Time
Step 2. For In Time >> Check on In time only >> choose Time
For Out Time >> Check on Out time only >> choose Time
By Assigned Shift
Step 3. For In Time >> Check on In time only >> Check on By Assigned Shift In Time
For Out Time >> Check on Out time only >> Check on By Assigned Shift Out Time
If you want to fill the Attendance for Offday and Gazette Holidays,
Step 4. Slide On >> Include Offday and Gazette Holidays
Step 5. Then can type the comment in Comment Box.
”Attendance Process Generate Attendance Success” pop-up will be shown after Click Generate.
Step 6. Click Preview the generated Data.
Sample Video
Add press time
After doing Essential Step 1 & 2;
Step 1. Click Attendance Editor >> + Add Press Time
Step 2. Choose Add Press Time Tab in Pop-Up Box
Step 3. Choose Date & Time.
Step 4. Can type comments in the Comment box.
How to make for show the press time?
Step 5. Click Manual Attendance
Step 6. Click Recalculation > Click Attendance Calculation
(Then check again in Attendance Editor.)
Sample Video
2.4: How to import Attendance In Time and Out Time by Excel?
After doing Essential Step 1 & 2;
Step 1. Click Attendance Editor >> + Add Press Time
Step 2. Choose Import Excel File Tab in Pop-Up Box
Step 3. Click Download Template 
(The Excel file will drop into the Download Folder.)
Step 4. Open the Downloaded excel template file named AttendanceInTimeOutTimeImport.
Step 5. Fill Attendance press time data.
Tip: EnrollNumber & AttendanceDate are essential fields.
Step 6. Choose Period > Today/ This Week/ This Month/ This Year/ Last Week/ Last Month/ Last Year/ Custom
Step 7. Click Import 
.
Step 8. Click Browse File 
>> Find the file and Double click on the file or select the Import Excel data file and Click Open.
Step 9. Click Validate Data.
Step 10. Click Import Data.
Sample Video
3.Leave Import by Excel
Attendance Process> Manual Attendance form
After doing Essential Step 1 & 2;
Step 1. Click the Download Template Icon 
(The Excel file will drop into the Download Folder.)
Step 2. Open the Downloaded excel template file named AttendanceImport.
Step 3. Fill Leave data.
Step 4. Click the Import Excel icon 
.
Step 5. Click Browse File >> Find the file and Double click on the file or select the Import Excel data file and Click Open.
Step 6. Click Validate Data.
Step 7. Click Import Data
Step 8. Click “Yes” in Please Confirm pop-up box > Click “OK” in Save Successfully Data box.
Step 9. Click Search to look the Leave Data.
Full Sample Video
How to find the Resign Staffs for this month or this pay period in Attendance Process form?
Step 1. Click Organization Tree 
Organization Structure-side panel ညာဘက်ထိပ် Three dots Vertical Icon 
= More Options တွင် Setup Menu အလိုက် View by နှင့် Resign/Inactive သမားများကို ပြန်လည်ရှာလို့ရသည့် View option များထပ်မံပါရှိပါသည်။
Step 2. Click More Options
Step 3. Check on Included All Resign means the resign all staff from using the software system.
Check on Inactive means the inactive staff will show.
Check on Included Resign This Month means the starting day is 1 days to 30 or 31 days.
Check on Included Resign Custom Period means the Period from Essential Step 1.
Check on Included Resign by Date Range means you can choose between From date to To date.
Check on Excluded Resign by Date Range means you can’t see the resign staffs between From Date to To Date.
Step 4. Click View.
Step 5: Check the Manpower count in Filter by Employee for the resign staff have been included or not.
Tip: The Resign staff is showing the red text color in Filter by Employee form.
Sample Video: